Тема: Джерело: картотеки, що зберігаються в місцях позбавлення волі
Джерело інформації про репресованих: облікові картки та алфавітні картки форми № 1, що зберігаються в місцях позбалення волі (тюрмах, колоніях, слідчих ізоляторах)
Не плутати з оперативно довідковою картотекою Національної поліції України (раніше - управлінь МВС).
Про який вид документів йдеться
Згідно з чинною Інструкцією про роботу відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів на кожного, хто перебуває у слідчому ізоляторі або установі виконання покарань заводяться облікові картки та алфавітні картки форми № 1 (зразок облікової картки, зразок алфавітної картки).
Згідно з п. 37 чинного Переліку видів документів, що створюються під час діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України, із зазначенням строків їх зберігання термін зберігання "облікових та алфавітних карток форми № 1 на засуджених, осіб, які тримаються під вартою" встановлено "До ліквідації установи".
Згідно з цим же Переліком (пункт 6, частина 2) "Строк зберігання «До ліквідації установи» означає, що документи безстроково зберігаються в ДПтС України, органах і установах, що належать до сфери управління ДПтС України, а у разі ліквідації цих органів і установ документи підлягають повторній експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються в упорядкованому стані для подальшого зберігання у порядку, визначеному законодавством."
Тобто робимо висновок, що ці картотеки зберігаються постійно до ліквідації установи позбавлення волі, тобто існує картотека не тільки всіх засуджених, але, враховуючи практики літ минулих, і підозрюваних у скоєнні злочинів, що, як правило, перебували у слідчих ізоляторах.
За який час збереглися ці документи
Для того, щоб відповідти на це питання, ще потрібно додатково дослідити тему. Однак у книзі Вронська Т. Тюремний мартиролог окупаційного режиму: написи на стінах нацистських казематів згадується, що у Київському слідчому ізоляторі серед інших вдалось знайти картку форми № 1 на Демченка Ф.І., якого було заарештовано ще 13.VІІ.1945 р. Подається опис картки: "Картка форми № 1 виготовлена з коричневого цупкого паперу розміром у пів-сторінки звичайного учнівського зошита з надрукованими графами: місце і рік народження, фах, місце роботи, дата арешту, стаття Кримінального кодексу, за якою висунуто обвинувачення, місця ув’язнення, вирок." та відмітки щодо руху засудженого: "Арестован 13.VІІ.1945 г., ст. 58-1«б». Тюрма Киев. Органы УКР «СМЕРШ» Центральной группы войск. Осужден военным трибуналом КВО 10.V.1946 г. … ВМН. 16.9.1946 г. убыл во внутренню тюрьму УМГБ. 27.ІХ.1946 г. возвратился. 25.Х.1946 г. убыл во внутреннюю тюрму МГБ УССР г. Киев»".
Отже такі картки збереглись принаймні за післявоєнний час щодо тих установ позбавлення волі, які діють на сьогоднішній день (не ліквідовані).
Який доступ до цих документів
Доступ до карток 1917-1991 рр. складених радянськими органанми вільний та регламентується Законом України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років", до карток складених органами незалежної України - на загальних підставах.
Для пошуку карток за конкретними іменами слід звернутися (можна електронною поштою, оформивши листа як офіційну заяву, з прикріпленим графічним зображенням підпису, або підписану електронно) до відповідного регіонального відділення Державної пенітенціарної служби України, вказавши адресата - місце позбавлення волі, за картотекою якого треба провести пошук.
Інформація з книги "Тюремное дело", 1939 р.
После приема арестованных необходимо произвести личный обыск каждого. Каждый арестованный по-одному должен быть введен в хорошо освещенную комнату и подвергнут тщательному обыску. Обыскиваются и находящиеся при нем вещи. Все недопускаемые к хранению в камере вещи, а также ценности, деньги и документы отбираются.
О производстве обыска составляется протокол; на все отобранное арестованному выдается квитанция.
После обыска производится заполнение учетных документов (карточек) и дактилоскопирование, затем заключенный подвергается санитарной обработке (мытье в бане или под душем, стрижка и т. д.) и медицинскому осмотру. Только после этого арестованный (заключенный) может быть помещен в камеру. Фотографирование заключенного должно быть произведено не позднее, чем через 24 часа после приема.
На каждого заключенного по прибытии его в тюрьму заполняются учетные карточки, предусмотренные инструкцией, и заводится личное тюремное дело с вложением в него всех документов, на основании которых заключенный принят в тюрьму.
Кроме того, учитывается также каждое перемещение заключенных в ходе их движения в тюрьме: перевод в другую камеру, перевод в карцер, вывод на допрос к следователю, вывод на прием к врачу и т. д. Посредством этого учета осуществляется контроль за соблюдением установленной изоляции.
В отношении осужденных заключенных (срочных) для учета сроков содержания в тюрьме, установленных приговором суда, в тюрьмах ведутся специальные картотеки.
При выбытии заключенного из тюрьмы в другую тюрьму или другое место лишения свободы, ни один заключенный не может быть отправлен без личного тюремного дела. Личное тюремное дело вручается конвою в закрытом конверте. К нему прилагается (наклеивается на пакете) открытая справка, в которой указывается только фамилия, имя и отчество заключенного, в чье распоряжение и куда он следует. В учетно-анкетной карточке делается отметка об убытии заключенного, а сама карточка вкладывается в картотеку «убыли». Таким же образом отмечается выбытие заключенных при освобождении из тюрьмы и в случае смерти.
В тюрьмах установлен порядок, согласно которому учетно-анкетные карточки хранятся в архиве тюрьмы в течение 25 лет, и только после этого срока они могут быть уничтожены по акту. Для личных тюремных дел заключенных, выбывших из тюрьмы (освобожденных и умерших), установлен десятилетний срок хранения в архиве.